〈導入企業様の声＃006〉

実効性と効率化を両立した反社チェック！
スタートアップ企業のスピード感に合った
日次・年次の反社チェックをまとめて行うフローを構築！

HR Tech事業／Thinkings株式会社

Thinkings株式会社／経営管理部　法務アシスタントマネージャー：竹原恭兵氏

22年入社。法務責任者だけでなく、IPO準備についてもメインで担当。社内ワークフローの構築や、社内規定の整備、法務領域に関わらず、経理を除くバックオフィス全般の業務を担う。

工数をかける割に実効性がある反社チェックができていなかった

手間をかけずに質の高い反社チェックを実現したかった

【目次】　

　1．Thinkings株式会社の事業内容
　　　採用業務をデジタル化し、データ分析により効率化を実現

　2．RISK EYES導入前に抱えていた問題
　　　工数をかける割に実効性がある反社チェックができていなかった

　3．RISK EYES導入の決め手
　　　差分検索で日次・年次の反社チェックの大幅な工数削減がイメージできた
　　　検索精度の高さで反社チェック業務を今までの85%削減を実現！
　　　今後の担当者のために社内ナレッジ蓄積にも寄与

　4．RISK EYES導入後、どのように活用しているか
　　　すべての新規取引先を漏れなく反社チェックするフローを構築

　5．導入時～現在に至るまでの満足度
　　　イメージ通りの運用ができ、年次の反社チェックも万全のサポート体制で乗り切れた

　6．今後、RISK EYESに求めること
　　　検索履歴のUIの改善がされたら嬉しい

Thinkings株式会社の事業内容

採用業務をデジタル化し、データ分析により効率化を実現

　主な事業内容は新卒・中途採用業務を一元管理できる採用管理システムsonar ATSの提供です。sonar ATSでは採用業務のデジタル化を通じて、各種オペレーションの自動化や、データ分析による効率化を実現し、採用担当者の業務負荷を大幅に削減します。

　「組織づくりの方法などを変え、より創造的に働ける社会をつくる」という壮大な理念の実現のために、人材の獲得から採用後の活用まで一気通貫に対応可能なプラットフォームを提供することを目的に事業を展開しております。

採用管理システム：sonar ATS

RISK EYES導入前に抱えていた問題

工数をかける割に実効性がある反社チェックができていなかった

　元々行っていた反社チェックの方法は、新聞記事検索ツールとWEBで検索した情報を活用する方法でした。よくIPO準備時に主幹事証券から指導される方法です。当時は反社チェック担当者が1人で新聞記事検索ツールを用いて新聞検索を行い、WEB検索で3ページ分を確認し、結果をワークフローツールに反映するといった工程を行っており、ものすごく手間かけて行っていました。

　「WEBの情報なんて何万件とかヒットする場合にはどうやって反社チェックに必要な情報を抽出するのか？」「工数かける割に実効性があるのか？」と、日ごろから疑問に思っており、非効率的なところを課題に感じていました。

RISK EYES導入の決め手

差分検索で日次・年次の反社チェックの大幅な工数削減がイメージできた

　RISK EYESの説明を受ける際、反社チェック業務において法律等で定義された明確なルールがないとわかってはいたものの、実運用を想定したかったのもあり、色々お聞きした質問に対して、「こういう考え方・使い方がありますよ」みたいな提案があり、ものすごく助かったのと、信頼できる会社だなと感じました。

　また、具体的な運用イメージが湧いたことも導入を決めた一因ですが、懸念していた日次・年次の反社チェックをまとめて行いたいといった点において、反社チェックを行った日を起点に、2回目の反社チェックをする際、1回目と2回目の期間中に掲載・更新された記事のみをヒットさせる差分検索を自動でできる機能が時間のかかる記事確認作業における大幅な工数削減につながると感じました。

検索精度の高さで反社チェック業務を今までの85%削減を実現！

　他社ツールと比べてもRISK EYESは「検索の精度が1番高い」と思いました。さらに、このタイミングを機に検索時に活用する掛け合わせのワードを選定したところ余計な情報が全然ヒットしなくなりましたし、使い勝手の良さも非常によかったです。

　新聞記事検索ツールでは1検索で何千件とヒットする中、RISK EYESでは数十件しかヒットせず、それだけでチェックする側の精神的な安定度が違います。数字でみると分かりやすくて、概算ですが新聞記事検索ツールで記事がヒットした場合にはワークフローシステムに証跡となる結果を反映して承認ボタンを押すまで1件5分。日次の反社チェック数は20～30件なので反社チェックするのに100～150分かかっていました。

　それがRISK EYESでは総務の人間は調査したい取引先情報を申し込み用のフォーマットに転記するだけ。申し込みした後にはRISK EYES側でキーワードのチェックをしてくれて、修正があってもせいぜい15分とかなんですよ。それから返ってきたものをチェックするだけで、20件とかなら10分あれば終わってしまいます。それだけでも1時間強の短縮ができていますし、それが1か月、2か月ってなったらどんどん削れる時間が大きくなっていくので導入した効果は計り知れないです。

今後の担当者のために社内ナレッジ蓄積にも寄与

　反社チェックツールの検討時、反社チェック自体をアウトソースできれば1番良いかなと考えていました。ただ、反社チェックの最終確認までは依頼が出来ず、自社のリスク管理をする上ですべてのアウトソースができないことで、費用感や工数を天秤にかけました。

　反社チェックしたいリストをアップロードして、調査結果が返ってくるところは、全てをアウトソースすることと大差なかったので、どちらのほうが当社のナレッジ蓄積としていいのかっていうところを検討したときにRISK EYESを選びました。ちゃんと最終確認した証跡を備考欄に残せるし、今後、別の担当者に引き継ぐことになっても運用していけると確信しています。

RISK EYES導入後、どのように活用しているか

すべての新規取引先を漏れなく反社チェックするフローを構築

　当社では新規取引について顧客取引先、業務委託先関わらず、反社チェックを行っております。取引審査においてもワークフローシステムを活用しており、新規取引先の上長承認が下りた後には、法務が問題ない取引先か確認するフローをとっています。

　反社チェックの具体的な流れとしては、総務がExcelでリストを作成し、RISK EYESの一括検索で反社チェックを行い、結果は法務部で確認・判断を下しています。

　チェック時に注意していることは、同姓同名で反社記事がヒットしたとき、該当者の生年月日を営業担当に確認してもらったり、法務部側で追うことで本人確認を行っている点です。また、全社的にリテラシーを上げていくために、啓もう活動として「反社チェックとは」みたいな研修も今後計画しています。もし反社がいた場合、当社のレピュテーションリスクを考えてほしいっていうことは常に発信していますね。

　さらにオプションで管理者が事前登録した利用者のみ利用可能にできる利用者管理機能も使っていて、総務には実務者用アカウントを渡しているのと、採用チームにもアカウントを発行していて、新卒・中途入社者の反社チェックはマニュアルを参考に、採用チーム独自の反社チェックフローを作成し行ってもらっています。

導入時～現在に至るまでの満足度

イメージ通りの運用ができ、年次の反社チェックも万全のサポート体制で乗り切れた

　満足度はイメージ通りの運用ができていますからほぼ100点です。RISK EYESを導入してよかったなと本心から思っております。

　年次の反社チェックを行ったときもカスタマーサポートに手厚くサポートしてもらい大変助かりました。納品担当の方から「この調べ方で本当に大丈夫ですか？」ってご連絡をいただいたり、検索の仕方の提案もいただいてサポート体制も素晴らしいと感じました。