バックグラウンドチェック実施と通知のタイミングは？結果が出る所要期間も解説
雇用制度において年功序列・終身雇用の時代から成果主義の時代へと変化しつつある現代社会では、1社で勤めあげるのではなく、キャリアアップを求めて転職を行うことが一般的になってきました。
一方、転職が増える分、より良く自分を見せようとして経歴詐称をしてしまう候補者が出てきていることもあり、履歴書とのギャップから採用担当者や教育担当者が頭を悩ませているケースも多いと聞きます。
経歴詐称や採用リスクのある人材の採用をしないためにも、すでに海外では主流であるバックグラウンドチェックを実施する国内企業が増えてきました。
しかし、バックグラウンドチェックの実施によって選考の期間が長くなると、候補者へネガティブな印象を与えてしまうことも。
今回はこれからバックグラウンドチェックを検討している採用担当者に向けて、実施や通知の方法やタイミング、結果が出る所要期間、選考期間への影響について解説します。
【参考】より深く知るための『オススメ』コラム
👉「採用」時のバックグラウンドチェックとは 必要性とメリット・デメリットについて解説
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採用候補者のネガティブ情報を確認するバックグラウンドチェック 目的と注意点
バックグラウンドチェックとは採用時に実施する「身元調査」で、採用候補者の経歴などをチェックすることを指します。
応募者が経歴詐称などをしていないかをチェックする工程ともいえます。
実はこのバックグラウンドチェック、外資系や金融系の企業ではこれまでも行われてきましたが、一般企業では馴染みがありませんでした。
しかし、最近では企業における「終身雇用」という企業の慣行がなくなりつつあり、これにより働き手の転職回数が増えたことでバックグラウンドチェックを取り入れる企業が増えてきました。
バックグラウンドチェックを行う目的は、採用候補者の経歴を調査し、経歴に嘘が無いか、過去に問題を起こした人物でないかを確認し、採用リスクを軽減することです。
しかし、注意点もあります。
情報取得には個人情報保護法が適用されるため、必ず採用候補者の同意が必要となります。
その他のバックグラウンドチェックの基本や調査会社への実施内容については下記コラムをご覧ください。
関連記事：「採用」時のバックグラウンドチェックとは 必要性とメリット・デメリットについて解説
バックグラウンドチェックを行うタイミングはいつ？
日本ではまだまだ一般的とまではいえないバックグラウンドチェックですが、どのタイミングで行うことが1番最適なのでしょうか？
ここでは最適なタイミングだけでなく、やむを得ず内定後や入社後に実施する場合の注意点について解説します。
バックグラウンドチェックは内定前が最適
バックグラウンドチェックは採用プロセスの中では内定前に行うことが最適です。
基本的には調査会社に依頼するので、調査を行うには費用が掛かります。
そのため、選考が進んでいない早いタイミングで行うと費用がかさみ、採用候補者の志望度が高くないと選考辞退のリスクもあります。
しかし、内定後や入社後にバックグラウンドチェックを行うと労働契約が成立しているため、調査で問題があったとしても解雇にすることが難しくなります。
したがって、内定前のタイミングでバックグラウンドチェックを行うことが最適です。
内定後や入社後のタイミングでもバックグラウンドチェックを行うことはできる
労働契約が成立しているため、問題があったことが発覚しても解雇にすることが難しいと上述しましたが、重大な経歴詐称など、ケースによっては解雇できるとされた裁判所の判例もあります。
例えば、内定者が今回の応募で必要な資格を保有しており、前職でも資格に関係する業務を行っていたと申告していたが、バックグラウンドチェックを行った結果、実は資格を持っておらず、関連する業務も行っていなかった、完全に虚偽を申告していると本人が認識している場合には内定の取り消しが可能とされています。
しかし、上述の例を見ても分かる通り、入社後の解雇通知をだすにはハードルが高く、解雇することが合理的で客観的かつ社会通念上、妥当と認められる場合に限り可能となっているため、基本的には認められないと考えておく方が妥当でしょう。
内定後や入社後のタイミングでもバックグラウンドチェックを行うことは可能ですが、何かあったときの対応が難しくなるので、改めて内定前に行うのが最適といえるでしょう。
関連記事：個人情報保護法に基づくバックグラウンドチェックの必要性と合法性について
バックグラウンドチェックの調査期間はどのくらい？
バックグラウンドチェックは専門的な調査になるため、調査会社に依頼することが一般的です。
しかし、あまりコストをかけたくない場合などは自社で行う選択肢もあります。
ここでは調査会社へ依頼するときと自社で調査を行う場合に分けて、調査の流れと期間を解説していきます。
バックグラウンドチェックを調査会社に依頼する場合の流れと期間
調査会社への依頼の場合には次のような流れで行います。
- 採用候補者への説明・同意
- 調査会社へバックグラウンドチェックの依頼
- バックグラウンドチェックの実施＆報告
調査内容や実施方法により、所要期間にはばらつきがあり、早くて2日ほど、長くても1週間以内で行われるのが一般的です。
バックグラウンドチェックを自社で行う場合の流れと期間
自社で行う場合には次のような流れで行います。
- 採用候補者への説明・同意
- 証明書類の提出依頼
- 調査の実施・確認
提出してもらう証明書類は在籍証明書か退職証明書、最終学歴の卒業証明書や資格の取得が証明できるものになります。
提出された証明書が疑わしい場合は、証明書の発行機関へ直接問い合わせます。
個人情報保護法により、問い合わせに応じられることが少ないと考えられますので、できる範囲内で行うとよいでしょう。
職歴については、基本的に前職の会社に対してコンタクトを取り確認することが一般的ですが、源泉徴収票や雇用保険の加入歴などを調べる方法があります。
簡易的なインターネット調査であれば、2日程度で終えることもできますが、得られる情報は公開情報のみとなります。その為、犯罪歴等の報道情報などであれば取得できますが、経歴や資格取得などの個人情報は簡単には取得できないことを把握しておきましょう。
バックグラウンドチェックの目的や取得情報によっては、採用業務を行う担当者にとってかなりの負担になります。想定しているリスクや取得したい情報の内容によって、専門会社に依頼することを検討するとよいでしょう。
関連記事：反社会的勢力と知らずに契約を結んでしまった場合に無効にできる？
バックグラウンドチェックの選考への影響は？
バックグラウンドチェックが長引くと採用候補者の入社意欲が削がれるなど、採用への影響が出る恐れがあります。
調査内容や調査方法によっても左右されますが、自社で行う場合は長引く可能性も十分にあります。簡単なインターネット調査であれば影響もないですが、経歴などの調査も行う場合は注意が必要です。
一方、調査会社に依頼をすれば基本的に1週間以内で結果が出てくることも多いので、影響は軽微なことがほとんどです。絶対に逃したくない候補者などには、ケースによって依頼することも視野に入れましょう。
調査する項目や取得方法、イレギュラー時の対応方法など、事前にチェックフローを構築し徹底することで、選考への影響をなくすことにつながります。
関連記事：企業を守る反社チェックとは 知っておくべき概要と具体的なやり方
まとめ
ここまでバックグラウンドチェックのタイミングや所要期間について解説してきました。
採用候補者から受けとった情報だけでは最適な採用やリスク排除は難しい一方、大転職時代の現代において、採用活動は企業の成長に不可欠です。
企業側も時代合わせた採用体制の構築・内定前の選考フローを確立させ、少しでも採用のリスクを回避するための体制を準備していきましょう。
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