採用と内定の違いとは？内定通知の注意点や反社チェックについて解説

企業の採用活動において「採用」と「内定」は似ているようで、法的にも実務的にも異なる概念です。

この記事では、採用と内定の違いを明確にし、企業が内定通知をする際の注意点、さらには採用候補者への反社チェックについて詳しく解説します。

適切な採用プロセスを踏むことで、法的リスクを回避し、優秀な人材を安心して迎え入れられるようになります。

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採用と内定の違いとは

採用活動を進める中で、企業が求職者に対して「採用」や「内定」という言葉を使うことがあります。

これらは似ているようで異なる概念であり、それぞれに法的な意味や実務上の違いがあります。
それぞれ具体的に解説します。

採用とは

採用とは、企業が求職者の選考を行い、最終的に雇用契約を締結することを指します。
求人募集から面接、選考試験を経て、企業は自社に適した人材を選びます。

採用が決定すると、雇用契約が結ばれ、正式に従業員として迎え入れられることになります。
企業は採用活動を通じて、組織の成長に貢献できる優秀な人材を確保することが重要です。

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内定とは

内定とは、企業が求職者に対して採用の意思を示し、一定の条件下で雇用契約を予定することを意味します。

特に新卒採用では、入社前に「内定通知」を出し、求職者が承諾することで雇用関係が成立する場合があります。

内定は法的には「労働契約の予約」とされることが多く、企業側が一方的に取り消すことは基本的にできません。

内々定とは

内々定は、企業が正式な内定通知を出す前に、採用予定者に対して口頭や非公式の形で採用の意思を伝えることを指します。

特に新卒採用の場面で多く見られ、インターンシップの参加者や特定の選考を通過した求職者に対し、早期に企業との結びつきを強めるために行われることがあります。

内々定はあくまで非公式なものですが、求職者はこれを受けて就職活動を進めるかどうかの判断をすることになります。

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採用通知書と内定通知書の違い

企業の採用活動において、「採用通知書」と「内定通知書」は似たような役割を持ちますが、その意味や交付するタイミングには明確な違いがあります。

どちらも求職者に対して採用の決定を伝える書類ですが、採用プロセスの進行状況に応じて内容や法的な位置づけが異なります。
それぞれの通知書の役割と注意点について解説します。

採用通知書とは

採用通知書は、企業が求職者に対して正式に採用が決定したことを通知する書類です。
この通知書が発行される段階では、雇用契約の詳細が明確になっていることが多く、給与や勤務条件などの重要な情報が明記されます。

採用通知書を受け取った求職者は、企業との労働契約を締結し、正式に社員として迎え入れられる準備を進めます。

採用通知書は、特に中途採用や契約社員の雇用において使用されることが多く、企業と求職者の間で契約内容を明確にするための重要な書類となります。

この通知書が交付されることで、企業と求職者の双方が採用に関する認識を統一し、円滑な入社手続きを進めることが可能になります。

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内定通知書とは

内定通知書は、企業が求職者に対して「採用の意思はあるが、正式な雇用契約はまだ結んでいない」ことを知らせる書類です。

特に新卒採用において使用されることが多く、求職者が卒業を条件とする場合など、一定の条件のもとで入社が確定することを通知します。

内定通知書には、内定の条件や入社予定日、勤務開始時の条件などが記載されることが一般的です。

ただし、企業側の都合や求職者側の事情によって、内定を取り消すケースもあります。
法的には、「労働契約の予約」とみなされることが多いため、企業は内定通知を発行する際には慎重な対応が求められます。

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採用・内定の取消し

採用や内定が決定した後でも、場合によっては取消しが行われることがあります。
企業側の事情や内定者自身の問題によって、採用・内定の継続が困難になるケースが考えられます。

ただし、採用・内定の取消しには法的な制約が伴い、不適切な対応はトラブルにつながる可能性があります。
採用・内定の法的性質と、取消しが発生する具体的な理由について解説します。

採用・内定の法的性質

採用と内定には法的な意味があり、特に内定は「労働契約の予約」とみなされることが多いです。
これは、企業が内定者に対して雇用を予定している状態を意味し、一方的な取消しは基本的にはできません。

企業が内定を出した後に不合理な理由で取り消した場合、損害賠償や訴訟の対象となることもあります。

一方、正式な採用が決まった後は、労働契約が成立しているため、企業側は解雇に関する法律を順守する必要があります。

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内定者の事由による取消し

企業が内定者の問題により内定を取り消すケースもあります。
例えば、履歴書の虚偽記載、不正行為、重大な問題行動などが発覚した場合、企業は採用予定を変更できます。

特に、犯罪歴や反社会的勢力との関係が判明した場合、企業は信用問題や法的リスクを回避するために、内定を取り消すことが一般的です。

また、内定者が入社前に健康上の問題を抱え、業務遂行が困難と判断された場合も、内定取消しの対象となることがあります。

企業側の都合による取消し

企業の業績悪化や経営状況の変化によって、内定の取り消しが行われることもあります。
例えば、経営不振による採用計画の縮小、組織変更によるポジションの消滅などが該当します。

このような企業都合の内定取消しは、求職者に対して経済的・心理的な影響を与えるため、慎重な対応が求められます。

企業は、可能な限り早めに通知を行い、場合によっては補償や代替の採用機会を提供するなどの配慮が望ましいでしょう。

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応募者へ内定を出すときの注意点

企業が採用活動を進める中で、応募者に対して内定を出す際には慎重な対応が求められます。

内定通知のタイミングや方法、内定者へのフォローが適切に行われることで、企業への信頼が高まり、スムーズな入社へとつながります。

以下では、内定通知を出す際の重要なポイントについて解説します。

できるだけ早めに通知する

内定の通知は、できる限り早めに行うことが重要です。
求職者は複数の企業の選考を受けていることが多く、内定通知が遅れると他社へ入社を決めてしまう可能性があります。

早期に通知することで、求職者の意思決定を助け、企業の採用競争力を高めることにつながります。

また、早めに通知することで、内定者が入社準備を余裕をもって進めることができます。
特に新卒採用では、卒業に伴う手続きや住居の確保など、事前に準備が必要な項目が多いため、早めの通知が大きなメリットとなります。

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口頭ではなく書面で通知する

内定の通知は、口頭だけではなく、必ず書面で行いましょう。
口頭の通知のみでは、誤解が生じたり、法的な問題が発生するリスクがあります。

書面で通知することで、企業と内定者の間で採用条件を明確にし、双方が共通認識を持つことができます。

書面には、内定者の氏名、内定の日時、入社予定日、勤務条件、給与、勤務地など、具体的な内容の記載が求められます。

また、内定通知の際には、内定者が納得できるよう説明を加え、不安を解消することも重要です。

内定者をフォローする

内定通知を出した後も、企業は内定者をフォローが大切です。
内定者が企業文化や業務内容をより深く理解し、安心して入社できるようにサポートを行うことで、入社辞退を防ぐことができます。

具体的な方法としては、定期的な連絡や懇親会の開催、先輩社員との交流の場を設けることなどが挙げられます。

また、業務に関する情報を提供し、入社後のイメージを具体化させることで、内定者の不安を軽減し、入社への期待感を高めることができます。

企業が内定通知のタイミングや方法、フォロー体制を整えることで、優秀な人材の確保につながり、採用活動の成功につながります。
適切な対応を心掛け、内定者が安心して入社できる環境を構築しましょう。

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採用候補者に対して実施すべき反社チェックとは

企業が健全な経営を維持し、信頼性を確保するためには、採用候補者に対する反社会的勢力との関係の有無をチェックすることが重要です。

反社チェックを適切に行うことで、企業はコンプライアンス違反や風評リスクを防ぐことができ、安心して人材を採用できます。

また、反社チェックを実施することで、過去の不祥事や逮捕歴などのネガティブ情報が発覚することがあり、採用すべきでない人物を見極めるためにも有効です。

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反社チェックを実施する対象

反社チェックは、すべての採用候補者に対して実施することが望ましいですが、特に以下のような立場の人材には慎重な確認が求められます。

• 経営層（役員・管理職候補）：企業の意思決定を担う役員や管理職候補者は、対外的な信用にも直結するため、反社チェックを厳格に行う必要があります。
• 財務・法務・営業担当者：企業の資金管理や契約業務、顧客対応を担当する職種では、法的リスクを避けるために入念な確認が必要です。
  
  

また、最近は闇バイトが増加しているなど、若者が反社会的勢力と関係を持っていたり、過去に不祥事を起こしていることもあります。
新卒の採用候補者にも反社チェックを実施するようにしましょう。

一部業務などを業務委託している企業は、業務委託先や関連会社の従業員についても、反社チェックを行っておくことを推奨します。

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反社チェックを実施するタイミング

採用候補者の反社チェックは、必ず内定を出す前に行う必要があります。
前述の通り、内定を取り消すことは容易ではないため、事前にチェックを行っておくことが重要です。

基本的には、面接を実施する前に反社チェックをしておくとよいですが、応募人数が多い場合には、最終面接前など、ある程度人数が絞られたタイミングで実施するとよいでしょう。

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まとめ

採用と内定には法的な違いがあり、企業は求職者に誠実な対応を行うことが求められます。

内定通知の際は書面での伝達を徹底し、反社チェックも適切に行うことで、安心して人材を迎え入れる体制を整えましょう。

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