電子契約の基礎知識｜書面契約との違い・メリット・デメリットをわかりやすく解説

契約業務の効率化やコスト削減する手段として注目されているのが「電子契約」です。

従来の書面契約と異なり、オンライン上で契約締結から保存まで完結できるため、印紙税や郵送費の削減、リモートワーク対応など多くのメリットがあります。

一方で、取引先の協力や法的制約など注意すべき点も存在します。

この記事では電子契約の基礎知識から書面契約との違い、メリット・デメリットまでをわかりやすく解説します。

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電子契約とは

電子契約とは、従来の紙の契約書に代わり、電子データを用いて契約を締結する方法です。
契約書の作成から署名、保存までをオンライン上で完結できるため、業務効率化やコスト削減につながります。

近年はデジタル化の進展や法改正、働き方改革の流れを背景に急速に普及しており、企業の契約業務において欠かせない仕組みとなっています。

日本では「電子署名及び認証業務に関する法律」や「民法」に基づき、電子契約は法的に有効とされています。

契約の成立には「意思表示の合致」が必要ですが、電子データ上で署名や同意を行うことで、書面契約と同等の効力を持ちます。

特に電子署名は本人確認や改ざん防止の観点から法的に認められており、安心して利用できる仕組みが整っています。

つまり、電子契約は単なる利便性のための仕組みではなく、法的にも確立された契約形態です。

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電子契約には大きく分けて「電子サイン型」と「電子署名型」の2種類があります。
契約の重要度やリスクに応じて使い分けることが一般的です。

電子サイン型は、タブレットやPC上で署名を入力したり、クリックで同意を示す方式です。
導入が容易でコストも低いため、幅広い契約に利用されています。

例えば、業務委託契約や雇用契約など、比較的リスクの低い契約に適しています。
ただし、本人確認や改ざん防止の強度は電子署名型に比べて劣るため、契約内容によっては適用範囲が限定されます。

電子署名型は、公開鍵暗号方式を用いて本人確認と改ざん防止を実現する方式です。
電子証明書を利用することで、契約者の真正性を担保できます。

法的効力が強く、重要な契約や高額取引に適しています。

例えば、不動産売買契約や金融取引など、信頼性が特に求められる契約に活用されています。
導入コストはやや高いものの、信頼性の高さから多くの企業が採用しています。

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電子契約と書面契約の違い

書面契約は紙の契約書を作成し、署名や押印を行い、郵送や保管を伴う従来型の方法です。

一方、電子契約はオンライン上で署名や合意を行うため、契約締結から保存までを効率的に進められます。

紙を使わないことで検索や管理も容易になり、ガバナンス強化にもつながる点が大きな違いです。

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電子契約のメリット

電子契約は、従来の紙の契約書に比べて多くの利点を持ち、企業の業務効率化やコスト削減、さらにはガバナンス強化にもつながる仕組みです。

ここでは、代表的なメリットを具体的に解説します。

紙の契約書では、課税文書に該当する場合に印紙税が必要となります。

特に売買契約や請負契約などでは、契約金額に応じて数千円から数万円の印紙税が発生し、契約件数が多い企業にとっては大きな負担です。

電子契約は紙を用いないため印紙税が課されず、年間で数十万〜数百万円のコスト削減につながります。

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従来の契約業務では、契約書を印刷し、署名や押印を依頼するために郵送する必要がありました。
郵送費用だけでなく、契約書が届くまでの時間的ロスも発生します。

電子契約では郵送費用が不要となり、契約締結までのスピードも格段に向上します。
特に遠方や海外との取引では、郵送コストと時間の削減効果が顕著です。

電子契約は契約書の作成から署名、保存までを一元管理できるため、契約業務全体の効率化につながります。

進捗状況をリアルタイムで確認でき、承認フローもオンラインで完結するため、契約締結までのリードタイムを短縮できます。

さらに、契約書の検索や管理も容易になり、過去の契約内容を迅速に確認できる点も大きな利点です。

紙の契約書ではファイリングや保管場所の確保が必要ですが、電子契約ではクラウド上で安全に管理できるため、業務負担を大幅に軽減できます。

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従来は契約書に押印するためだけに出社するケースも少なくありませんでした。
特にリモートワークが普及した現在では、押印のために出社することが大きな負担となります。

電子契約を導入することで、場所を問わず契約業務を進められ、働き方改革の推進や社員のワークライフバランス改善にも寄与します。

電子契約は、契約書の改ざん防止機能やアクセス履歴の管理機能を備えているため、コンプライアンス強化に役立ちます。

誰がいつ署名したのか、どのような操作を行ったのかを記録できるため、監査対応や内部統制の強化にもつながります。

また、契約情報をデータベース化することで、リスク管理やガバナンスの向上にも寄与します。

紙の契約書では管理が属人的になりやすいですが、電子契約ではシステム上で一元管理できるため、透明性の高い契約業務を実現できます。

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電子契約が急速に普及している3つの理由

電子契約はここ数年で急速に広がり、今では多くの企業が導入を進めています。
その背景には社会環境の変化や政府の方針、法制度の整備といった要因があり、従来の紙契約から電子契約への移行を後押ししています。

ここでは、普及を加速させた3つの大きな理由を解説します。

新型コロナウイルスの感染拡大により、企業は急速にリモートワークへ移行しました。
従来の紙契約では、署名や押印のために出社する必要があり、非対面での業務が難しいという課題が浮き彫りになりました。

電子契約は場所や時間に縛られず契約業務を進められるため、リモートワーク環境でもスムーズに契約を締結できる仕組みとして注目され、導入が一気に加速しました。

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日本政府は行政手続きにおける押印廃止を進め、民間企業にも「押印不要」の方針を示しました。
これにより、従来「契約には押印が必須」と考えていた企業や担当者の意識が大きく変化しました。

政府が公式に押印不要を発信したことで、電子契約の法的有効性が広く認知され、導入への心理的ハードルが下がったのです。

企業にとっても、押印のための出社や郵送といった非効率な業務を見直すきっかけとなりました。

電子契約の普及を後押ししたもう一つの要因が、法規制の緩和や法改正です。

電子署名法や民法の改正により、電子契約の法的根拠が明確化され、従来は紙でしか認められなかった契約も電子化が可能となりました。

これにより、企業は安心して電子契約を導入できるようになり、重要な契約や高額取引にも活用が広がっています。

法制度の整備は、電子契約を単なる便利な仕組みから「信頼できる契約手段」へと位置づける大きな転換点となりました。

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電子契約を導入する際のデメリット・注意点

電子契約は多くのメリットを持つ一方で、導入にあたってはいくつかの課題や注意点も存在します。

これらを理解せずに導入すると、期待した効果が得られなかったり、業務に支障をきたす可能性があります。
ここでは代表的なデメリットと注意点を整理します。

電子契約は自社だけで完結するものではなく、契約相手となる取引先の協力が不可欠です。

双方が同じ電子契約サービスを利用する必要があるため、取引先が電子契約に対応していない場合は従来通り紙の契約書を併用しなければなりません。

特に中小企業や保守的な業界では電子契約への移行が進んでいないケースもあり、導入効果が限定される可能性があります。

導入前に主要取引先の対応状況を確認し、必要に応じて説明や調整を行うことが重要です。

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電子契約は万能ではなく、法令上紙での契約が必要なケースも存在します。
例えば、不動産登記や一部の公的手続きでは紙の契約書が求められるため、電子契約だけで完結できません。

また、契約の種類によっては電子サイン型では法的効力が弱く、電子署名型を利用する必要があるなど、契約内容に応じた適切な方式を選ぶ必要があります。

導入にあたっては、自社が扱う契約の種類を整理し、電子契約で対応可能かどうかを事前に確認することが欠かせません。

電子契約システムを導入すると、契約管理や業務フローがそのシステムに依存するようになります。
後から別のサービスに乗り換える場合、過去の契約データの移行や業務プロセスの再構築に大きな手間がかかります。

特に長期的な契約や大量の契約データを扱う企業では、システム変更が大きな負担となり得ます。

そのため、導入時にはサービスの信頼性や将来性を慎重に見極め、長期的に利用できるかどうかを検討することが重要です。

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まとめ

電子契約は、書面契約に比べてコスト削減や業務効率化、コンプライアンス強化など多くのメリットを持ちます。

コロナ禍や政府の方針、法改正を背景に急速に普及しており、今後さらに導入が進むと考えられます。

一方で、取引先の協力や法令上の制約、システム依存といった課題も存在するため、導入にあたってはメリットとデメリットを十分に理解することが重要です。

電子契約は単なる業務効率化の手段ではなく、企業のガバナンス強化や働き方改革を支える基盤とも言えます。

自社の契約業務を見直し、電子契約を戦略的に活用することで、競争力のある組織づくりにつながるでしょう。

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