契約書管理の方法とポイントとは？不適切な管理が招くリスクについても解説

契約書管理は企業の信頼性や業務の効率を左右する重要な要素です。
適切な管理を行うことで、法的リスクを回避し、契約内容の透明性を確保できます。

一方で、管理が不十分だと情報漏洩や取引先とのトラブルを招く恐れがあります。

この記事では、契約書管理の方法や押さえておくべきポイントを解説し、適切な管理ができていない場合に発生し得るリスクについても詳しく紹介します。

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契約書管理とは

契約書管理とは、企業が締結した契約を適切に整理・保存・活用するためのプロセスです。

契約書は取引の内容や条件を明確にする重要な文書であり、適切な管理が行われなければ、法的トラブルや業務の非効率化につながる可能性があります。

契約書の管理方法には、紙ベースの保管やデジタル管理などさまざまな手法があり、企業の規模や業務内容に応じた適切な方法を選択することが求められます。

適切に契約書管理ができている状態とは

適切に契約書管理ができている企業では、契約書の保存場所や管理方法が明確に定められており、必要なときにすぐにアクセスできる状態が整っています。

また、契約内容の把握が容易であり、期限管理が適切に行われているため、更新漏れや契約違反のリスクを最小限に抑えることができます。

さらに、契約内容の変更や確認が迅速にできる環境が整備されていることで、業務のスムーズな運営が実現できます。

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契約書管理の重要性

契約書管理の重要性は、企業が法的リスクを回避し、業務の効率を向上させることにあります。

契約書が適切に管理されていれば、契約の履行状況を正確に把握でき、不要なトラブルを未然に防ぐことができます。

特に、契約書の紛失や誤った管理は企業の信頼を損なう要因となるため、慎重な管理が必要です。

リスクマネジメント

契約書管理は、企業のリスクマネジメントに直結します。
例えば、契約書の誤管理によって契約内容が不明瞭になり、取引先との間で認識の違いが生じることがあります。

これにより、契約違反を巡る法的トラブルが発生し、企業にとって大きな損失を招く可能性があります。

適切な契約書管理を行うことで、契約の正当性を証明し、紛争発生時に迅速かつ適切な対応が可能になります。

業務の効率化

契約書の適切な管理は、業務の効率化にも貢献します。
契約書を整理し、一元的に管理することで、必要な情報を素早く検索できるようになります。

また、契約の更新や期限管理がスムーズに行われるため、契約手続きの手間を削減し、業務の生産性を向上させることができます。

さらに、電子契約の導入やSaaSツールの活用により、契約書の管理をより簡単で正確にすることが可能です。

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契約書管理の主な方法とそれぞれのメリット・デメリット

契約書管理は企業の業務効率やリスク管理に直接関わる重要な課題です。

適切な管理方法を選択することで、契約書の検索・更新・共有がスムーズになり、トラブルを未然に防ぐことができます。

ここでは、代表的な3つの管理方法とそのメリット・デメリットを解説します。

Excel台帳での管理

Excelを活用した契約書管理は、手軽に始められる方法です。
契約書の内容や期限を一覧化し、フィルターや検索機能を使って必要な情報にアクセスできます。

メリット

• 導入コストがかからず、誰でも簡単に使用できる
• シンプルな表形式で契約情報を整理できる
• フィルター機能を活用すれば、契約書の検索が可能
  
  

デメリット

• 手作業による入力や更新作業が必要で、ミスが発生しやすい
• 契約数が増えると管理が煩雑になり、検索に時間がかかる
• 複数の担当者が編集するとデータの整合性が崩れる可能性がある
  
  

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契約書管理のSaaSツールでの管理

契約書管理専用のSaaS（Software as a Service）ツールを導入することで、管理を効率化し、リスクを最小限に抑えることが可能になります。

近年、多くの企業がクラウドベースの契約管理ツールを活用しています。

メリット

• 契約の期限管理やリマインダー機能があり、更新漏れを防げる
• クラウド上で契約書を一元管理でき、複数の担当者とリアルタイムで共有可能
• 高度な検索機能を備え、契約情報を迅速に探せる
  
  

デメリット

• 月額利用料が発生し、コスト負担がある
• 社員への導入教育が必要で、運用開始までの準備が必要
• ツールによっては業務フローに合わず、カスタマイズが必要な場合がある
  
  

汎用的な文書管理システムでの管理

契約書だけでなく、社内のあらゆる文書を統合管理するシステムを活用する方法もあります。
特に大企業では、契約書を他の重要な文書と一緒に管理するケースが多く見られます。

メリット

• 契約書以外の関連文書も統合管理でき、業務の一貫性を維持できる
• アクセス権限を細かく設定でき、情報の機密性を保てる
• 高度な検索機能やワークフロー管理が可能で、業務の効率化に貢献する
  
  

デメリット

• 導入コストが高く、中小企業にとっては負担が大きい場合がある
• カスタマイズが必要な場合、専門知識を持つ担当者が求められる
• 契約書管理専用のツールよりも契約特化の機能が少ない可能性がある
  
  

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契約書管理の4つのポイント

契約書管理を適切に行うことで、業務の効率化や法的リスクの軽減が実現できます。

特に、契約の整理が不十分だと更新漏れや誤認識によるトラブルが発生する可能性があるため、契約書管理の基本的なポイントを押さえることが重要です。

ここでは、契約書管理の4つの重要なポイントを詳しく解説します。

一元管理

契約書の管理において最も重要なのが「一元管理」です。

契約書が社内の複数の部署や担当者に分散して保管されていると、必要な情報を見つけるのに時間がかかり、業務の効率が低下します。

また、契約更新のタイミングで必要な書類を見つけられないと、取引先との信頼関係にも影響を及ぼす可能性があります。

一元管理を行うことで、契約書の所在を明確にし、適切なアクセス権限を設定することができるため、社内の情報共有が円滑になります。

項目管理

契約書にはさまざまな情報が含まれており、整理されていないと管理が煩雑になりがちです。

例えば、契約の種類、契約相手、契約日、契約期間、金額などの項目を明確に整理することで、契約の確認がスムーズになります。

項目管理を適切に行うことで、検索時に必要な情報をすぐに見つけることができ、契約更新の際にも適切な判断を下すためのデータを得ることができます。

特に、契約相手の情報や契約内容を細かく管理することで、誤認識によるミスを防ぎ、円滑な契約管理が可能になります。

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期限管理

契約書の管理において見落としがちなポイントが「期限管理」です。
契約期間が過ぎてしまった場合、更新手続きの遅れや契約内容の不備によるトラブルが発生する可能性があります。

特に、契約の自動更新がある場合は、更新期限前に契約内容を確認し、必要に応じて見直しを行うことが求められます。

期限管理を徹底することで、契約更新漏れを防ぐだけでなく、契約更新時の交渉を有利に進めることができるため、企業の契約管理の質が向上します。
リマインダー機能のある契約管理ツールを活用すると、さらに効率的な運用が可能になります。

内容管理

契約書の内容は、企業の取引において重要な意味を持ちます。
そのため、契約の内容を正確に把握し、必要に応じて修正・追記を行うことが不可欠です。

契約内容の管理が適切に行われていないと、契約条件の誤認識が発生し、取引上のトラブルにつながる恐れがあります。

最新の契約内容を常に確認できるような仕組みを導入し、適切に管理することで、企業の信用力を高め、円滑な取引を実現することができます。

契約管理システムを利用すれば、契約内容の変更履歴を記録し、関係者と共有することも容易になるため、透明性の高い契約管理が可能になります。

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適切な契約書管理ができていない場合のリスク

契約書の管理が不十分だと、企業にさまざまなリスクが生じる可能性があります。

契約書は取引の根拠となる重要な文書であるため、その管理が疎かになると、法的問題や情報漏洩のリスクが高まり、企業の信頼性や業務の効率に大きな影響を与えます。

ここでは、適切な契約書管理ができていない場合に発生しうる主要なリスクについて詳しく解説します。

法的リスク

契約書の紛失や誤った管理は、契約違反や契約条件の誤認識を招き、法的トラブルにつながることがあります。

特に、契約の更新忘れや契約内容の誤解により、不本意な義務を負うことになれば、企業の信用や財務に悪影響を及ぼします。

また、紛争が発生した際に必要な契約書を提示できるようにしておくことも大切です。

セキュリティリスク（情報漏洩リスク）

契約書には機密情報が含まれていることが多く、不適切な管理が情報漏洩につながる可能性があります。

契約書のデータを適切に管理せず、アクセス制限を設けていない場合、社外へ流出し、企業の信用を大きく損なうことになります。

特に、電子データとして契約書を管理する場合は、サイバー攻撃や内部不正による情報漏洩のリスクを十分に考慮が必要です。
定期的なアクセス権の見直しや、暗号化によるセキュリティ強化を行うことが重要です。

関連記事：情報漏洩を防ぐコンプライアンス対策　関連法律と罰則についても解説

経済的リスク

契約の管理不足によって、不要な契約が継続してしまう、または契約更新が適切に行われずビジネスチャンスを逃してしまうケースがあります。

契約違反による賠償責任を負うことになれば、企業にとって大きな経済的ダメージとなる可能性があります。
特に、高額な契約に関するミスは企業の収益に直結するため、細心の注意を払う必要があります。

取引先からの信頼喪失リスク・事業への影響リスク

契約管理の不備は取引先の信用を損なう要因となります。

例えば、契約書の内容を適切に把握できないことで、取引先への対応が遅れたり、約束した条件を守れなくなったりする場合、企業の評判に悪影響を及ぼすことがあります。

企業の信頼性を維持し、長期的な関係を構築するためには、契約書の管理を徹底することが不可欠です。

会社全体の生産性低下リスク

契約書が適切に管理されていないと、必要な情報を探すのに時間がかかったり、契約更新や内容確認のたびに多くの作業を要することになります。

結果として、業務の効率が低下し、社員の負担が増えることで、全体の生産性が落ちてしまいます。

効率的な契約書管理を実現することで、業務のスムーズな進行を促し、企業の成長を支えることができます。

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まとめ

契約書の適切な管理は、企業のリスクを軽減し、業務効率の向上に貢献します。
特に一元管理や期限管理を徹底することで、法的リスクや経済的な問題を回避することが可能です。

現代ではSaaSツールなどの活用が進んでおり、契約書管理の選択肢が広がっています。
企業の状況に合わせた適切な管理方法を導入することが重要です。

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