電子契約システムとは？基本機能・種類・導入メリットと選び方を徹底解説

契約業務のデジタル化が進む中、注目を集めているのが「電子契約システム」です。

紙の契約書に比べてコスト削減や業務効率化、コンプライアンス強化など多くのメリットをもたらし、企業の競争力向上に直結します。

この記事では、電子契約システムの基本機能や種類、導入の流れ、選び方のポイントを徹底解説し、導入を検討する企業に役立つ情報をわかりやすくまとめます。

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電子契約システムとは

企業活動において契約は欠かせないプロセスですが、従来は紙の契約書を印刷し、署名や押印を行い、郵送や対面でのやり取りを経て締結するのが一般的でした。

しかし近年は、働き方改革やリモートワークの普及、さらに法制度の整備により「電子契約システム」が急速に広がっています。

電子契約システムとは、契約書の作成から署名、締結、保管までをオンライン上で完結できる仕組みであり、法的にも有効な契約手段として認められています。

これにより、時間や場所に縛られず契約業務を進められるようになり、企業の業務効率化やコスト削減に大きく貢献しています。

電子契約システムには、契約業務を円滑に進めるための基本機能が備わっています。

代表的なものとして、契約書の作成・アップロード機能、契約相手への送信・承認依頼機能、電子署名の付与機能、契約書の保管・検索機能、そして契約履歴の管理機能があります。

これらを活用することで、契約書の作成から締結、保管までを一元的に管理でき、紙の契約書に比べて効率的な運用が可能になります。

また、クラウド上で契約書を管理できるため、必要なときにすぐ検索・閲覧できる利便性も大きな魅力です。

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電子契約には大きく分けて「当事者署名型」と「立会人署名型（クラウド型）」の2種類があります。

• 当事者署名型：契約当事者がそれぞれ電子証明書を用いて署名する方式です。本人性の担保が強く、本人確認の証明力が高いのが特徴ですが、電子証明書の取得や管理に手間がかかる場合があります。特に官公庁や金融機関など、高い信頼性が求められる場面で利用されることが多いです。
• 立会人署名型（クラウド型）：契約当事者がクラウド上で契約を行い、サービス提供者が立会人として署名を付与する方式です。利用者側に電子証明書が不要なため導入が容易で、利便性が高いのが特徴です。多くの企業が導入しているのはこちらの方式であり、スピード感を重視するビジネス環境に適しています。
  

電子契約は単に「電子的に署名する」だけではなく、契約の真正性や改ざん防止を保証する仕組みが組み込まれています。
その中心となるのが「電子証明書」と「タイムスタンプ」です。

電子証明書は、契約者の本人性を証明するためのデジタル証明書です。
これにより、契約書に署名した人物が正しい当事者であることを保証します。

電子証明書は認証局（CA）によって発行され、署名の信頼性を担保します。
これにより、契約の安全性が確保され、第三者からも信頼される契約が可能になります。

タイムスタンプは、契約書が特定の時刻に存在していたことを証明する技術です。
これにより、契約書の改ざん防止や締結日時の証明が可能になります。

例えば、契約後に内容が変更されていないことを第三者に証明できるため、法的な信頼性が高まります。

タイムスタンプは、電子契約の透明性を高める重要な要素であり、契約の正当性を裏付ける役割を果たしています。

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電子契約システムを導入するメリット

電子契約システムを導入することで、企業は契約業務におけるさまざまな課題を解決できます。

紙の契約書に依存していた時代と比べ、コスト削減やコンプライアンス強化、業務効率の向上といった効果が期待でき、組織全体の生産性を高める大きな要因となります。

従来の契約業務では、印刷費や郵送費、さらには契約書を保管するためのスペースなど、目に見えるコストが発生していました。
電子契約に移行することで、これらの費用を大幅に削減できます。

さらに、契約締結までの時間が短縮されることで、担当者の作業時間も減り、人件費の削減にもつながります。

特に取引件数が多い企業では、年間で数百万円規模のコスト削減効果を得られるケースも珍しくありません。

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契約書は企業活動において重要な法的文書であり、改ざんや紛失は大きなリスクとなります。

電子契約システムでは、署名や承認の履歴が自動的に記録され、監査対応や法令遵守の観点からも安心です。

さらに、アクセス権限の管理や暗号化技術により、契約情報のセキュリティが強化されます。
これにより、内部統制の強化や不正防止につながり、企業の信頼性を高める効果も期待できます。

電子契約システムを導入すると、契約書の作成から締結、保管までをオンラインで完結できるため、業務のスピードが格段に向上します。

従来のように郵送や対面でのやり取りを待つ必要がなく、数日かかっていた契約締結が数時間で完了することも可能です。

また、クラウド上で契約書を検索・閲覧できるため、必要な情報を即座に確認でき、社内外のコミュニケーションも円滑になります。

リモートワーク環境でもスムーズに契約業務を進められる点は、現代のビジネスにおいて大きな強みです。

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電子契約システム導入のフロー

電子契約システムを導入する際には、単にツールを選んで契約業務に組み込むだけでは十分ではありません。

自社の課題や目的を明確にし、比較検討を行い、予算やスケジュールを決めたうえで、業務フローの見直しや社内への周知を徹底する必要があります。

以下では導入の流れを段階的に社内で電子契約システムを導入する際の進め方を解説します。

最初のステップは、自社が抱える課題やニーズを洗い出すことです。

例えば「契約締結に時間がかかりすぎている」「紙の契約書の保管コストが膨らんでいる」「監査対応に手間がかかる」といった問題を整理します。

そのうえで、電子契約システムを導入する目的を明確にすることが重要です。
目的がはっきりしていれば、導入後の効果を測定しやすくなり、社内の理解も得やすくなります。

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次に、複数の電子契約サービスを比較検討します。
各システムには特徴があり、当事者署名型や立会人署名型といった方式の違い、機能の充実度、セキュリティ体制、料金体系などを総合的に評価する必要があります。

また、既存の業務システムとの連携が可能かどうかも重要なポイントです。
比較検討の段階で、導入目的に最も適したシステムを選定することが成功の鍵となります。

システムを選定したら、導入にかかる費用とスケジュールを決定します。
初期費用や月額利用料だけでなく、社内研修や業務フロー変更に伴うコストも考慮する必要があります。

スケジュールについては、契約件数が少ない時期を選んで導入するなど、業務への影響を最小限に抑える工夫が求められます。

予算とスケジュールを明確にすることで、導入プロジェクトを計画的に進められます。

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最後に、電子契約システム導入後の業務フローを見直し、従業員に周知することが不可欠です。
従来の紙ベースの契約手続きからオンラインでの締結に移行するため、業務手順や責任範囲が変わる場合があります。

社内研修やマニュアル作成を行い、従業員が新しいシステムをスムーズに利用できるようにサポートしましょう。

さらに、導入目的や期待される効果を社内に共有することで、従業員の理解と協力を得やすくなります。

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電子契約システムを選ぶ際の比較ポイント

電子契約システムは多くの企業に導入されつつありますが、数あるサービスの中から自社に最適なものを選ぶには、いくつかの比較ポイントを押さえる必要があります。

導入目的や契約方式、費用や期間、既存システムとの連携、そしてセキュリティ体制などを総合的に検討することで、失敗のない選定が可能になります。

まず最も重要なのは、自社が電子契約システムを導入する目的を明確にすることです。

例えば「契約締結のスピードを上げたい」「紙の契約書の保管コストを削減したい」「監査対応を強化したい」など、目的によって必要な機能は異なります。

目的を整理することで、数あるサービスの中から本当に必要な機能を備えたシステムを選びやすくなります。

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電子契約には「当事者署名型」と「立会人署名型（クラウド型）」の2種類があります。

当事者署名型は本人性の担保が強く、法的効力も高い一方で、電子証明書の取得や管理が必要です。

立会人署名型はクラウドサービス提供者が立会人として署名を付与する方式で、導入が容易で利便性が高いのが特徴です。

どちらを選ぶかは、法的信頼性を重視するのか、利便性を優先するのかによって判断すると良いでしょう。

システムによって導入までの期間や費用は大きく異なります。
クラウド型サービスは短期間で導入でき、初期費用も比較的抑えられる傾向があります。

一方、当事者署名型は電子証明書の取得やシステム構築に時間と費用がかかる場合があります。
導入目的と予算のバランスを考え、長期的な運用コストも含めて検討することが重要です。

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電子契約システム単体で導入することも可能ですが、既存の業務システムやワークフローと連携できるかどうかは大きなポイントです。

例えば、文書管理システムや営業支援ツールと連携できれば、契約業務全体の効率化につながります。

連携が可能かどうかを事前に確認することで、導入後の業務のスムーズさが大きく変わります。

契約書は企業にとって重要な情報資産であるため、セキュリティ体制が整っているかどうかは必ず確認すべき項目です。

暗号化技術やアクセス制御、監査ログの記録など、情報漏洩や改ざんを防ぐ仕組みが備わっているかをチェックしましょう。

特に法令遵守や内部統制の観点からも、セキュリティの強化は欠かせません。

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まとめ

電子契約システムは、契約業務を効率化し、コスト削減やコンプライアンス強化を実現する強力なツールです。

導入にあたっては、自社の課題やニーズを明確にし、複数のシステムを比較検討することが重要です。

目的に合ったシステムを選定し、社内への周知や業務フローの見直しを行うことで、電子契約のメリットを最大限に活かすことができます。

これからのビジネス環境では、電子契約システムの導入はもはや選択肢ではなく必須の取り組みと言えるでしょう。

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