内部通報制度とは？目的・義務化・導入手順とポイントを徹底解説

企業の健全な経営と社会的信頼の確保において、内部通報制度は欠かせない仕組みとなっています。

特に近年では、企業不祥事の早期発見や再発防止の観点から、その重要性がますます高まっています。

この記事では、内部通報制度の概要から目的、法的義務、導入手順、そして導入時のポイントまでを詳しく解説します。

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内部通報制度とは

内部通報制度とは、企業や組織内で発生した不正行為や法令違反、ハラスメントなどの問題を、従業員などが通報できる仕組みです。

通報者の保護を前提に、企業の透明性を高め、健全な経営を支える重要な制度として注目されています。

近年では、コンプライアンス強化やリスクマネジメントの一環として、多くの企業が導入を進めています。

通報の対象者は、正社員だけでなく、契約社員、派遣社員、アルバイト、パートなどの非正規雇用者も含まれます。

さらに、退職者や取引先の従業員など、企業と関わりのある外部関係者を対象とするケースも増えています。

幅広い対象者を設定することで、より多角的な視点からの通報が可能となり、制度の実効性が高まります。

通報の対象となる行為は、法令違反や社内規定違反、倫理的に問題のある行動などが中心です。

具体的には、パワハラ・セクハラなどのハラスメント行為、会計不正、情報漏洩、環境法令違反、安全衛生上の問題などが挙げられます。

企業はこれらの行為を早期に把握し、是正することで、社会的信用の失墜を防ぐことができます。

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内部通報と内部告発は似ているようで異なる概念です。
内部通報は、企業内の窓口に対して行うもので、組織内での問題解決を目的としています。

一方、内部告発は、マスコミや行政機関など外部に対して行う通報であり、社会的な告知や法的措置を目的とする場合が多いです。

内部通報制度が整備されていれば、外部告発に至る前に社内での対応が可能となります。

日本国内では、特に上場企業を中心に内部通報制度の導入が進んでおり、導入率は90％以上とも言われています。

中小企業でも、公益通報者保護法の改正を受けて導入が加速しており、今後は企業規模を問わず、制度整備が求められる時代となっています。

制度の有無は、企業のコンプライアンス意識を示す指標としても注目されています。

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内部通報制度の目的

企業の健全な運営と社会的信頼の確保には、内部通報制度の整備が欠かせません。

この制度は、従業員などが社内の不正や問題行為を通報できる仕組みであり、企業のコンプライアンス体制を強化する重要な役割を担っています。

ここでは、内部通報制度が果たす主な目的について解説します。

内部通報制度が整備されていることで、従業員は「不正が発覚する可能性がある」という意識を持つようになります。

これが抑止力となり、不正行為や不祥事の発生を未然に防ぐ効果が期待されます。
制度の存在自体が、企業内の倫理意識を高める要因となるのです。

万が一不正が発生した場合でも、内部通報制度があれば早期に発見することが可能です。

通報を受けて迅速に調査・対応を行うことで、被害の拡大を防ぎ、企業の信用失墜を最小限に抑えることができます。
早期対応は、再発防止策の策定にもつながります。

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社内に信頼できる通報窓口が存在すれば、従業員は外部機関やメディアに告発する前に、社内で問題解決を図ろうとします。

これにより、企業の評判や株価への影響を避けることができ、リスク管理の観点からも非常に有効です。
通報者が安心して社内で声を上げられる環境づくりが重要です。

内部通報制度を整備している企業は、コンプライアンス意識が高いと評価されやすく、取引先や顧客からの信頼を得ることができます。

特に近年は、ESG（環境・社会・ガバナンス）への取り組みが重視されており、内部通報制度の有無が企業価値の判断材料となるケースも増えています。

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公益通報者保護法改正による内部通報制度の義務化

2022年6月に施行された改正公益通報者保護法により、企業における内部通報制度の整備が一層重要となりました。

特に従業員数300人を超える事業者には、制度の導入と運用が義務付けられ、通報者の保護と不正の早期是正が求められています。
以下では、改正法の主なポイントを解説します。

改正法では、従業員数が一定規模以上の企業に対し、内部通報に対応する体制の整備が義務化されました。

これには、通報窓口の設置、通報対応の手順の明確化、通報者の保護措置の整備などが含まれます。

企業は、通報を受けた際に適切に対応できるよう、担当部署や責任者を明確にし、社内規程やマニュアルを整備する必要があります。

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通報対応に関わる従事者には、通報者の氏名や通報内容などの秘密を漏らしてはならないという守秘義務が課されます。

これに違反した場合、企業としての信頼を損なうだけでなく、法的責任を問われる可能性もあります。

通報者が安心して声を上げられる環境を整えるためには、関係者全員がこの義務を厳守することが不可欠です。

改正法では、通報者が法的保護を受けるための要件が緩和されました。
従来は「不正の事実を確信していること」が必要でしたが、改正後は「真実と信じるに足る相当な理由」があれば保護対象となります。

これにより、通報者が過度に慎重になる必要がなくなり、より多くの不正が早期に表面化することが期待されています。

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内部通報制度を導入する手順

企業が内部通報制度を導入する際には、制度の信頼性と実効性を確保するために、段階的かつ計画的な準備が必要です。

ここでは、制度導入の基本的な手順について解説します。

まずは、通報を受け付け、調査・対応を行う責任部署を明確にすることが重要です。

一般的には、法務部、人事部、総務部などが担当するケースが多く、企業の規模や業種によって最適な部署を選定します。

通報内容の性質に応じて、複数部署が連携する体制を整えることも有効です。

次に、通報対応を担う担当者を指名し、必要な研修を実施します。

研修では、通報者の保護に関する法的知識、守秘義務の重要性、調査手順、対応の公平性などを習得させることが求められます。

担当者が制度の趣旨を正しく理解し、適切に運用できるようにすることが、制度の信頼性を高める鍵となります。

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制度の運用にあたっては、通報受付から調査、是正措置までの流れを明文化した内部規定やマニュアルの整備が不可欠です。
これにより、対応の属人化を防ぎ、透明性と一貫性を確保することができます。

規定には、通報者の保護措置、匿名通報の可否、調査の進め方、通報後の報告方法などを盛り込むとよいでしょう。

制度を導入しただけでは機能しません。
全従業員に対して制度の存在と利用方法を周知することが重要です。

社内ポータルサイトへの掲載、説明会の開催、ポスター掲示、定期的な研修などを通じて、通報制度の認知度を高め、利用しやすい環境を整えましょう。

通報者が安心して声を上げられるよう、制度の信頼性と公平性を強調することも大切です。

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内部通報制度導入のポイント

内部通報制度を導入する際には、単に制度を設けるだけでなく、実効性のある運用体制を整えることが重要です。

通報者が安心して声を上げられる環境を構築し、通報内容に対して適切な対応を行うためには、いくつかの重要なポイントを押さえる必要があります。

まず、通報を受け付ける窓口の体制を整備することが基本です。
通報手段としては、電話、メール、Webフォーム、書面など複数のチャネルを用意し、通報者が利用しやすい環境を整えることが求められます。

また、通報受付の対応時間や担当者の連絡先なども明確にし、迅速な対応が可能な体制を構築することが重要です。

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通報者が「報復されるのではないか」と不安を感じることなく通報できるようにするためには、社内の利害関係から独立した窓口の設置が有効です。

たとえば、外部の弁護士事務所や第三者機関に通報窓口を委託することで、通報者の心理的ハードルを下げ、より多くの通報を促すことができます。

特に経営層や上司に関する通報の場合、独立性の高い窓口が信頼性を高めます。

通報制度の信頼性を確保するうえで、通報者の情報や通報内容の秘密保持は極めて重要です。
通報者の氏名や通報の詳細が漏洩すれば、報復や人間関係の悪化を招き、制度の利用が敬遠される原因となります。

そのため、通報情報の取り扱いに関する厳格なルールを定め、関係者に対して守秘義務を徹底させる必要があります。
匿名通報の受付も、秘密保持の一環として有効です。

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制度を円滑に運用するためには、内部通報制度に関する規程を整備し、社内で共有することが不可欠です。

規程には、通報の対象範囲、通報方法、調査手順、通報者の保護措置、是正措置の実施方法などを明記します。
これにより、通報対応が属人的にならず、組織として一貫した対応が可能になります。

また、規程は定期的に見直し、法改正や運用実績に応じて更新することも大切です。

通報を受け付けた後は、速やかに事実確認のための調査を行います。
調査は中立性と公平性を保ちつつ、関係者への聞き取りや証拠の収集を行い、通報内容の真偽を判断します。

調査の過程では、通報者や関係者のプライバシーに配慮し、情報漏洩が起きないよう慎重に進める必要があります。

また、調査の進捗や結果について、通報者に適切な範囲でフィードバックを行うことも信頼構築に寄与します。

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調査の結果、不正や問題行為が確認された場合には、速やかに是正措置を講じることが求められます。

具体的には、関係者への処分、業務プロセスの見直し、再発防止策の策定・実施などが挙げられます。

また、通報者に対する不利益な取り扱いが行われないよう、継続的にフォローアップを行うことも重要です。

調査結果を社内に共有する際には、個人が特定されないよう配慮しつつ、制度の透明性と信頼性を高める工夫が求められます。

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まとめ

内部通報制度は、企業の透明性と信頼性を高める重要な仕組みです。
不正の抑止や早期発見に加え、通報者の保護や制度の整備が法的にも求められるようになりました。

制度導入には体制構築や周知徹底が不可欠です。
実効性を持たせるための工夫が求められます。

企業の持続的成長のためにも、内部通報制度の整備と運用は今後ますます重要になるでしょう。

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