雇用契約の更新手順とは？ケース別手続きや注意点も解説
雇用契約の更新は、労働者の働き方や生活に直結する重要な手続きです。
有期契約では期間満了ごとに更新の可否や条件を判断する必要があり、労働条件の変更や無期転換ルールの適用などケースによって対応が異なります。
この記事では、契約更新の基本的な流れから、更新しない場合の手続き、注意すべきポイントまでをわかりやすく解説します。
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雇用契約の更新とは
雇用契約の更新とは、労働者と使用者の間で結ばれた契約期間が満了した際に、その契約を継続するかどうかを決める手続きのことです。
日本の労働法制では、契約の種類によって更新の有無や方法が異なり、特に有期雇用契約では更新の場面が頻繁に発生します。
更新は単なる事務手続きではなく、労働者の生活やキャリアに直結する重要な判断であるため、慎重かつ透明性のある対応が求められます。
有期雇用契約では更新が発生する
有期雇用契約は「6か月」「1年」といった期間を定めて締結される契約です。
期間が満了すると、そのまま契約を終了するか、再度契約を結び直すかを選択する必要があります。
更新の際には、労働条件を変更する場合や無期転換ルールが適用される場合など、ケースごとに適切な手続きが必要です。
労働者にとっては雇用の継続が生活の安定に直結するため、使用者は更新の有無や条件を明確に伝えることが重要です。
関連記事：雇用期間に関する法律上のルールとは？有期雇用契約のポイントや注意点を解説
無期雇用契約に更新はない
一方、無期雇用契約は契約期間を定めないため、更新という概念は存在しません。
労働者が退職を希望するか、使用者が解雇を行う場合を除き、契約は自動的に継続されます。
したがって、更新手続きが必要なのは有期雇用契約に限られます。
無期契約は安定性が高い一方で、解雇には厳格な制限があるため、使用者は慎重な対応を求められます。
関連記事：雇用形態とは？保険の適用範囲や管理のポイントを解説
有期雇用契約の更新手順をケース別に解説
有期雇用契約は、契約期間が満了するたびに更新の可否を合理的な基準に基づいて判断する必要があります。
更新の方法は状況によって異なり、単に期間を延長する場合もあれば、労働条件を見直す場合、さらには無期雇用や正社員への転換に至るケースもあります。
ここでは代表的な4つのケースについて具体的に解説します。
契約内容を変更しない場合（期間のみ更新）
もっともシンプルなのは、契約内容をそのままにして期間だけを延長するケースです。
例えば「同じ条件でさらに6か月更新する」といった場合です。
この場合は、労働条件通知書や契約書に新しい期間を記載し、双方が署名することで更新が成立します。
条件が変わらないため、労働者にとっても安心感があり、事務手続きも比較的簡単です。
ただし、更新回数や上限がある場合は、その点を明示しておくことが重要です。
関連記事：雇用契約書と労働条件通知書の違いとは？必須項目や2024年法改正に伴う変更点について解説
労働条件を変更する場合
更新のタイミングで労働条件を変更する場合は、必ず労働者に説明し、同意を得る必要があります。
例えば「時給を改定する」「勤務時間を変更する」といったケースです。
労働条件通知書を新たに作成し、変更点を明確に記載することが不可欠です。
労働者が納得しないまま契約を更新すると、後にトラブルにつながる可能性があるため、丁寧な説明と合意形成が求められます。
無期転換ルールが適用される場合
労働契約法第18条に基づき、有期雇用契約が通算5年を超えて繰り返し更新された場合、労働者からの申込みにより無期雇用契約へ転換することができます。
これを「無期転換ルール」と呼びます。
更新の際には、労働者に無期転換の申込機会を明示することが義務付けられており、転換後の労働条件についても事前に明示しておく必要があります。
無期転換は労働者に安定をもたらす一方で、使用者にとっては人件費や人員計画に影響を与えるため、慎重な対応が必要です。
関連記事：労働契約とは？基本原則やルール、よくあるトラブルや禁止事項をわかりやすく解説
正社員に転換する場合
更新のタイミングで、契約社員から正社員へ転換するケースもあります。
これは無期転換ルールとは別に、会社独自の制度や就業規則に基づいて行われるものです。
正社員化に伴い、給与体系や福利厚生、昇進制度などが変わるため、労働者に十分な説明を行い、納得を得ることが不可欠です。
正社員転換は労働者のモチベーション向上や定着率の改善につながる一方で、企業にとっては長期的な人材育成やキャリア設計が求められる場面でもあります。
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使用者が雇用契約を更新しない場合の手続き
有期雇用契約では、契約期間が満了した際に更新しないという選択肢も存在します。
これを「雇止め」と呼びます。
雇止めは労働者の雇用継続に直接影響し、生活や将来設計に大きな不安を与える可能性があるため、使用者には慎重かつ適切な対応が求められます。
単なる契約終了ではなく、労働者の権利に関わる重要な手続きであることを理解し、誠意を持って進めることが必要です。
ここでは雇止めを行う際の基本的な流れを詳しく解説します。
雇止め予告
契約を更新しない場合、労働者に対して事前に通知することが重要です。
労働契約法では、一定の条件下で雇止めにも解雇と同様の予告義務が課される場合があります。
例えば、反復更新によって雇用が継続していると労働者が期待している場合などです。
予告はできるだけ早めに行い、労働者が次の仕事や生活設計を準備できるよう配慮することが望まれます。
関連記事：雇用契約解除が認められる正当な理由とは？不当解除のリスクと注意点を徹底解説
雇止め理由の明示
雇止めを行う際には、その理由を明確に伝える必要があります。
理由が不透明なまま契約を終了すると、労働者から不当な雇止めとして争われる可能性があります。
例えば「業務量の減少」「人員計画の見直し」「契約期間満了後の業務終了」など、合理的な理由を説明することが求められます。
理由を文書で示すことで、後々のトラブルを防ぐ効果もあります。
雇止めの実施
予告と理由の説明を経て、契約期間満了とともに雇止めを実施します。
労働者の退職手続きや社会保険の資格喪失手続きなど、事務的な対応も必要です。
円滑に進めるためには、事前にスケジュールを立て、必要な書類や手続きを整理しておくことが望ましいでしょう。
労働者にとっては生活の大きな転機となるため、誠意を持った対応が不可欠です。
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雇用契約の更新をする際の注意点
有期雇用契約の更新は、労働者の働き方や生活設計に直結する重要な手続きです。
単に契約期間を延長するだけでなく、更新の仕組みや条件を明確にしておくことで、労使双方の信頼関係を維持し、トラブルを防ぐことができます。
ここでは、契約更新に際して特に注意すべきポイントを整理して解説します。
更新上限の有無と内容を明示する
契約更新を繰り返す場合、更新回数や上限の有無を労働者に明示することが不可欠です。
例えば「更新は最大3回まで」「通算契約期間は2年まで」といったルールを事前に伝えることで、労働者は将来の見通しを立てやすくなります。
上限を明示しないまま更新を続けると、労働者が「次も更新されるだろう」と期待してしまい、雇止めの際に不満や紛争につながる可能性があります。
透明性を確保することが、安心して働ける環境づくりにつながります。
関連記事：雇用に関連する法律と主なルール 違反した場合のリスクと罰則も解説
更新上限を新設・短縮する場合は説明する
既存の契約で更新上限がなかった場合に新設する、あるいは上限を短縮する場合は、労働者に十分な説明を行う必要があります。
突然の変更は労働者の生活設計に大きな影響を与えるため、理解を得ることが不可欠です。
説明の際には、会社の経営状況や人員計画など合理的な背景を示すことで納得感を高めることができます。
労働者が安心して働き続けられるよう、変更の理由を丁寧に伝える姿勢が求められます。
無期転換申込機会と転換後の労働条件を明示する
労働契約法第18条に基づき、有期雇用契約が通算5年を超えて繰り返し更新された場合、労働者は無期雇用契約への転換を申し込むことができます。
更新の際には、この「無期転換申込機会」を労働者に必ず知らせることが義務付けられています。
さらに、転換後の労働条件を明示しておくことで、労働者が安心して申込みを行えるようになります。
例えば「給与や勤務時間は現行の条件を維持する」「昇給制度は正社員と同様に適用される」といった具体的な説明が求められます。
無期転換は労働者に安定をもたらす一方で、使用者にとっては人件費や人員計画に影響を与えるため、事前準備が欠かせません。
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契約期間に配慮する
契約期間の設定は、労働者の生活やキャリア形成に大きく影響します。
極端に短い期間での更新は、労働者に不安を与える可能性があります。
例えば1か月ごとの更新では、労働者が将来の計画を立てにくくなります。
業務の性質や会社の計画に応じて、半年や1年といった適切な期間を設定することが望ましいでしょう。
契約期間に配慮することで、労働者の安心感を高め、定着率の向上にもつながります。
企業にとっても、安定した人材確保が可能となり、長期的な成長に寄与します。
雇用契約を更新する基準を決めておく
契約更新の判断基準を明確にしておくことも重要です。
例えば「勤務態度」「業務成績」「会社の経営状況」など、客観的な基準を設けることで、公平性を保つことができます。
基準が不透明だと、労働者から不満や不信感を招く可能性があります。
更新基準を就業規則や社内ルールとして定め、労働者に周知しておくことで、納得感を高めることができます。
さらに、基準を明文化しておくことで、管理者や人事担当者が一貫した判断を下しやすくなり、組織全体の透明性も向上します。
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まとめ
雇用契約の更新は労働者の生活に直結する重要な手続きです。
有期契約では期間のみの更新や労働条件変更、無期転換や正社員化などケースごとに適切な対応が必要です。
更新しない場合は雇止め予告や理由の明示が欠かせません。
更新上限や無期転換の機会を明示し、公平な基準を設けることで、労使双方の信頼関係を築き、安心して働ける環境を整えることができます。
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